Il y a trois ans environ, la fondation Wendepunkt, dont le siège est à Muhen (Argovie), a donné une nouvelle orientation à sa culture d’entreprise et ainsi revu ses valeurs et principes de conduite. Les responsables en ont profité pour réviser l’entretien de qualification du personnel, basé sur une liste de coches A-B-C-D «qui faisait penser à un entretien entre enseignant·e et élève», selon les dires de Lukas Roth, responsable du personnel de la fondation Wendepunkt.
Une enquête en ligne et un atelier destiné aux jeunes collaboratrices et collaborateurs (afin de donner un poids particulier aux perspectives de la génération des moins de 30 ans) avaient pour objectif de rassembler les demandes et les souhaits. Avec une conclusion claire: la majeure partie des membres du personnel apprécie les entretiens annuels avec les supérieur·es et souhaite que cela continue à l’avenir.
La fondation Wendepunkt a évalué différentes formes d’entretien. Inspirée par le référentiel de compétences de l’administration fédérale, par des éléments acquis lors de formations continues et par les expériences d’autres établissements, l’entreprise a élaboré un outil créatif avec différentes cartes d’entretien (au format carte postale) pour ses près de 200 collaboratrices et collaborateurs. Cet outil comporte 28 cartes thématiques dans cinq domaines de compétences:
- compétences personnelles (par exemple gestion du stress ou disposition au changement et à l’apprentissage)
- compétences sociales (par exemple gestion des feed-back et des situations conflictuelles)
- compétences professionnelles (par exemple compétences de conseil et d’accompagnement ou sécurité au travail)
- compétences de conduite (par exemple gestion et développement du personnel)
- compétences entrepreneuriales (par exemple gestion des connaissances ou orientation clientèle et gestion des relations)
Une compétence est indiquée au recto de chaque carte et une brève description de sa signification concrète potentielle pour la fondation Wendepunkt est proposée au verso. L’outil comporte également des cartes sur les thèmes des valeurs et des émotions ainsi qu’une carte de remerciement. Chaque cadre dispose désormais d’un jeu de cartes physique composé des 28 cartes thématiques correspondantes. Par ailleurs, tout le personnel peut accéder aux cartes thématiques en version électronique via l’intranet. Les collaboratrices et collaborateurs peuvent donc se préparer à l’entretien annuel avec les cartes physiques ou électroniques.
Pour l’entretien, supérieur·es et membres du personnel choisissent les cartes thématiques dont ils veulent parler, aussi bien en ce qui concerne les atouts existants que le développement potentiel. Le nombre de cartes thématiques n’est pas précisé. La direction n’émet qu’une recommandation orale de trois à quatre cartes chacun (supérieur·e hiérarchique et membre du personnel). Les personnes sont également libres quant au choix des cartes thématiques. La direction s’implique discrètement avec une carte annuelle principale et détermine ainsi une compétence qui doit être thématisée lors de tous les entretiens annuels.
Cet entretien avec des cartes thématiques est intégré dans une rétrospective de l’année de travail, une détermination commune de nouveaux objectifs et un feed-back mutuel global selon une échelle simple à trois niveaux: «En route vers le succès», «Changement nécessaire» ou «Performances/comportement non satisfaisant dans des domaines importants».
Les premiers entretiens annuels avec des cartes thématiques ont été réalisés à l’automne 2020. Depuis, près de 550 entretiens annuels se sont déroulés avec le nouveau système. «Cette nouvelle forme d’entretien a été très bien accueillie par le personnel, et l’entretien annuel a été un véritable événement pour bien des personnes», conclut Lukas Roth, qui a observé de véritables changements et des échanges d’égal à égal. «Dans le système précédent, il arrivait souvent que les supérieur·es évaluent une performance et que les membres du personnel reçoivent cette évaluation.» Il serait ainsi arrivé que l’on discute d’une qualification B ou C, au lieu d’aborder des contenus. «Les entretiens affichent maintenant une dynamique tout autre. Les membres du personnel disposent d’une marge de manœuvre plus importante puisqu’ils peuvent aussi choisir des cartes thématiques.» L’accent est mis sur les atouts, mais les discussions sont tout de même clairement critiques et aboutissent sur la détermination d’objectifs de développement. Par ailleurs, l’aspect ludique des cartes thématiques encourage les acteurs à bien entrer dans l’entretien selon Lukas Roth.
La création et la formulation de ces 28 cartes thématiques a cependant nécessité beaucoup de travail. «Cela implique un processus stratégique, déclare Lukas Roth, car les cartes doivent être adaptées à la culture d’entreprise. Nous avons ainsi dû commencer par nous pencher sérieusement sur les compétences primordiales pour notre organisation.»
La fondation Wendepunkt a d’ailleurs imprimé de petites cartes supplémentaires que supérieur·es et collègues peuvent se transmettre, et ce durant toute l’année. Elles comportent par exemple au recto: «Le travail d’équipe avec toi, c’est…». Il est alors possible d’écrire une petite phrase au verso en guise de remerciement ou d’encouragement. L’objectif est de souligner les aspects positifs du travail d’équipe. «Ces petites cartes sont régulièrement utilisées», note Lukas Roth.
Les personnes qui souhaitent en savoir plus sur le système des entretiens annuels à l’aide de cartes thématiques tel qu’il a été lancé par la fondation Wendepunkt peuvent s’adresser à Christiane Rheinländer, directrice de Sova Social Value GmbH: christiane@sova.ch ou 079 258 41 02.