UPGRADE | Ergiebige Jahresgespräche dank anregenden Themenkarten

Vor rund drei Jahren hat die Stiftung Wendepunkt mit Hauptsitz in Muhen AG ihre Unternehmenskultur neu ausgerichtet, dabei auch Unternehmenswerte und Führungsgrundsätze erarbeitet. In diesem Zusammenhang wurde die bisherige Mitarbeiterqualifikation hinterfragt, die auf einer umfassenden A-B-C-D-Ankreuzliste basierte und einer «Lehrer-Schüler-Gesprächssituation ähnelte», wie es Lukas Roth, Leiter Personal der Stiftung Wendepunkt, ausdrückt.

Eine Online-Umfrage und ein Workshop für junge Mitarbeitende – um der Perspektive der Generation u30 besonderes Gewicht zu geben – hatte das Ziel, Anliegen und Wünsche einzuholen. Eines wurde dabei klar: Der Grossteil der Mitarbeitenden schätzt das jährliche Gespräch mit der vorgesetzten Person und möchte es auch künftig beibehalten.

Die Stiftung Wendepunkt evaluierte verschiedene Gesprächsarten. Inspiriert vom Kompetenzmodell der Bundesverwaltung, von Inputs aus Weiterbildungen und der Erfahrung anderer Institutionen erarbeitete das Unternehmen für seine rund 200 Mitarbeitenden ein kreatives Tool mit verschiedenen Gesprächskarten in Postkartengrösse. Es besteht aus 28 Themenkarten zu fünf Kompetenzfeldern:

• Selbstkompetenz (beispielsweise Umgang mit Belastung oder Lern- und Veränderungsbereitschaft)
• Sozialkompetenz (beispielsweise Umgang mit Feedback und Konfliktsituationen)
• Fachkompetenz (beispielsweise Beratungs- und Begleitungskompetenz oder Arbeitssicherheit)
• Führungskompetenz (beispielsweise Mitarbeiter:innen-Führung oder -Entwicklung)
• Unternehmerische Kompetenz (beispielsweise Wissensmanagement oder Kundenorientierung und Beziehungsmanagement)

Auf der Vorderseite jeder Karte ist eine Kompetenz beschrieben, auf der Rückseite kurz ausgeführt, was sie ganz konkret für die Stiftung Wendepunkt bedeuten kann. Ergänzend gibt es Karten zu den Themen Werte, Emotionen und eine Dankeskarte. Jeder Führungsperson steht nun ein physisches Kartenset mit den 28 ansprechend gestalteten Themenkarten zur Verfügung. Zudem kann die gesamte Belegschaft elektronisch via Intranet auf die Themenkarten zugreifen. Wer sich auf das Jahresgespräch vorbereitet, kann dies entweder mit den physischen oder elektronisch verfügbaren Karten tun.

Für das Gespräch wählen Vorgesetzte und Mitarbeitende jene Themenkarten aus, die sie besprechen möchten – sowohl im Hinblick auf vorhandene Stärken, als auch auf Entwicklungspotenziale. Die Anzahl Themenkarten ist nicht vorgegeben. Die Geschäftsleitung hat lediglich eine mündliche Empfehlung von je drei bis vier Karten für Vorgesetzte und Mitarbeitende abgegeben. Auch bezüglich Wahl der Themenkarten ist man frei. Mit einer jährlichen Schwerpunktkarte mischt sich die Geschäftsleitung minim ein und bestimmt so eine Kompetenz, die in sämtlichen Jahresgesprächen thematisiert werden soll.

Eingebettet ist das Gespräch mittels Themenkarten in einen Rückblick auf das vergangene Arbeitsjahr, der Vereinbarung von neuen Zielen und ein gegenseitiges Gesamtfeedback auf der simplen Dreier-Skala «Wir sind erfolgreich unterwegs», «Es braucht Veränderung» oder «in wichtigen Bereichen sind Leistung/Verhalten nicht genügend».

Die ersten Jahresgespräche mittels Themenkarten wurden im Herbst 2020 geführt. Seither fanden rund 550 Jahresgespräche mit dem neuen System statt. «Die neue Gesprächsform ist in der Belegschaft sehr gut angekommen und das Jahresgespräch wurde für viele zu einem tatsächlichen Highlight», bilanziert Lukas Roth. Er beobachte eine deutliche Veränderung und einen Austausch auf Augenhöhe. «Im vorherigen System war es oft so, dass Vorgesetzte eine Leistung bewerteten und Mitarbeitende die Bewertung entgegennahmen.» Es sei vorgekommen, dass über eine B- oder C-Qualifikation diskutiert wurde, statt über Inhalte. «Nun stellen wir eine ganz andere Dynamik in den Gesprächen fest. Weil Mitarbeitende ebenfalls Themenkarten wählen können, erhalten sie wesentlich mehr Gestaltungsraum.» Der Fokus liege auf den Stärken, dennoch werde Kritisches klar angesprochen und Entwicklungsziele festgelegt. Das spielerische Element der Themenkarten motiviere dabei zusätzlich, sich auf das Jahresgespräch einzulassen, so Lukas Roth.

Das Erarbeiten und Ausformulieren der 28 Themenkarten war jedoch harte Arbeit. «Das bedingt einen strategischen Prozess», sagt Lukas Roth. «Denn die Karten sollen auf die jeweilige Unternehmenskultur abgestimmt sein. Deshalb mussten wir uns erst intensiv mit den Kompetenzen auseinandersetzen, die für unsere Organisation zentral sind.»

Als Supplement hat die Stiftung Wendepunkt übrigens kleine Kärtchen gedruckt, welche Vorgesetzte oder Teamkolleg:innen einander zustecken können – und dies das ganze Jahr über. Da steht beispielsweise auf der Vorderseite: «Teamarbeit mit dir ist…». Und auf der Rückseite kann man einen kurzen Satz dazu schreiben, als Dank oder als Ermutigung. Damit sollen die positiven Aspekte der Teamarbeit betont werden. «Und diese Kärtchen werden tatsächlich rege genutzt», weiss Lukas Roth.

Wer mehr über die das System der Jahresgespräche mittels Themenkarten wissen möchte, wie es bei der Stiftung Wendepunkt initiiert wurde, kann sich an kann sich an Christiane Rheinländer, Geschäftsführerin Sova Social Value GmbH, wenden: christiane@sova.ch, 079 258 41 02.