UPGRADE | Quand l’équipe organise elle-même son plan de service mensuel – Partie 2

Depuis le 1^er avril 2023, l’équipe du groupe de résidences médicalisées A/EG à Embrach travaille selon un plan de service qu’elle a elle-même élaboré. Cette mise en œuvre a été précédée d’une phase de préparation et de planification intense qui a duré plusieurs mois. Dans la newsletter de décembre 2022, nous avions parlé pour la première fois du projet pilote du centre de compétences «Soins et Santé» sous la rubrique «UpGrade: renouveler et améliorer ce qui existe». À l’époque, Marlies Petrig, membre de la direction, avait présenté les bases élaborées au KZU les mois précédents pour le projet «Planification autonome du travail et des horaires»: règles générales pour le processus de planification commun, clarification des questions juridiques en concertation avec les RH, détermination du rythme de planification mensuel ou procédure à suivre en cas de conflits de calendrier.

Les responsables souhaitaient se lancer en janvier 2023 dans la planification commune du mois de mars. Suite à des défis techniques, ce projet a été décalé d’un mois. Le point suivant a été sous-estimé: les 20 membres de l’équipe avaient besoin d’un nouveau login et de droits d’écriture pour pouvoir saisir de manière autonome leur propre plan de service du mois suivant dans le programme Polypoint PEP. Marissa Peintner, responsable du groupe pilote de résidences médicalisées, prend ce décalage d’un mois avec philosophie: «Nous avons profité de ce temps supplémentaire pour rappeler les nouvelles règles aux collaboratrices et collaborateurs, et les former à l’utilisation de Polypoint.»

Le projet s’est concrétise en février. Selon les étapes de planification convenues, les collaboratrices et collaborateurs avaient jusqu’au milieu du mois pour entrer leur planification de travail personnelle sur l’un des trois ordinateurs mis à disposition dans le bureau de l’unité. «Tout le monde a été très assidu», déclare Marissa Peintner. «Et il y a aussi eu des discussions, mais elles n’ont pas été conflictuelles. Au contraire, j’ai pu observer une plus grande compréhension pour les besoins et les souhaits des autres membres de l’équipe.» Marissa Peintner s’est dite particulièrement étonnée que les week-ends aient été les premiers remplis, alors qu’ils représentaient un véritable défi jusqu’à présent. La responsable a également noté le plaisir qu’a eu l’équipe à pouvoir assumer un rôle plus important et actif dans le cadre de la planification.

Les collaboratrices et collaborateurs ont souvent pris un peu de temps pour la planification du travail durant les après-midis plus calmes. «Personne n’a traîné longtemps sur le programme», affirme la responsable. «La plupart des collaborateurs et collaboratrices se sont connectés plusieurs fois brièvement durant la phase de planification de deux semaines, ils ont jeté un œil à l’évolution de la planification et ont réagi aux éventuelles différences.» Son propre rôle a aussi évolué avec ce changement de système. Au lieu d’assurer elle-même la planification, elle a pris volontairement du temps pour former les collaboratrices et collaborateurs, mettre en évidence les failles de la planification ou encore transmettre des trucs et astuces, bien qu’elle assume toujours la responsabilité juridique.

Désormais, une séance de planification a lieu au milieu de chaque mois avec tous les collaborateurs et collaboratrices de l’équipe soignante. Mi-février, Marissa Peintner a présenté le plan de travail provisoire du mois d’avril à l’aide d’un vidéoprojecteur et l’équipe a rempli les trous restants du calendrier en commun. Tout cela fonctionne beaucoup plus facilement que ce que la responsable avait espéré. «J’ai été très surprise de voir que tout s’est déjà déroulé sans problème le premier mois. J’avais réfléchi à tellement de choses avant le projet. Mais dès que je leur ai donné cette responsabilité, tous les membres de l’équipe l’ont acceptée de manière consciencieuse.»

Marlies Petrig, membre de la direction et initiatrice du projet, était optimiste et pensait que ce changement fonctionnerait. «Je me réjouis bien sûr de ce début de projet réussi, qui est aussi la preuve d’un esprit d’équipe mature», explique la responsable Health Care Services. Marlies Petrig ne souhaite en aucun cas que la planification autonome du travail et des horaires soit perçue comme une critique du travail des supérieurs: «Les supérieurs n'élaborent pas de mauvais plans de service. Les collaboratrices et collaborateurs me le rappellent souvent.» Mais une personne qui est intégrée dans le processus de planification s’engage plus efficacement dans son travail. «Cela rend les équipes encore plus performantes et résiliantes.» En dehors de ces points, il est ici aussi question de l’attractivité du système de santé comme domaine professionnel: «Notre branche doit faire un pas vers le futur pour être attrayante sur le plan professionnel. Cela implique de déconstruire les structures et d’essayer de nouvelles solutions.»

Aujourd’hui, l’équipe du groupe de résidences médicalisées A/EG d’Embrach travaille sur son plan de service de juin. Il y a déjà une certaine routine, même s’il est encore trop tôt pour un bilan définitif. Marissa Peintner estime que les avantages sont actuellement prépondérants: «L’équipe donne des idées et se montre flexible et active. Je perçois aussi une certaine fierté de pouvoir participer à la planification.» Cet été, les responsables décideront de l’évolution future du projet et de son éventuelle extension aux autres groupes de résidences.

Le centre de compétences «Soins et Santé» KZU propose un total de 240 places dans des centres et des logements de soins sur ses sites de Bassersdorf, Embrach, Nürensdorf et Winkel. Le KZU emploie 450 personnes et forme environ 70 apprenti·es et étudiant·es dans 17 groupes professionnels.
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